Die Modulreihe "Büro und Verwaltung" soll Ihnen einen Einblick in moderne Ansätze für die Organisation und Gestaltung von Abläufen und Prozessen in Ihrem Büroalltag geben. In diesem Rahmen bieten wir Ihnen unterschiedliche Module und Themen an.
Der Workshop-Kurs "Digitales Büromanagement im Handwerk" vermittelt praxisnahe Kenntnisse, um die Büroarbeit in Handwerksbetrieben effizienter, schneller und übersichtlicher zu gestalten. Die Teilnehmenden lernen verschiedene Werkzeuge kennen und erarbeiten sich deren unterschiedliche Funktionen in Gruppenarbeit. Statt Frontalunterricht steht ein interaktives Workshop-Format im Mittelpunkt. Nach kurzen Inputs erkunden die Teilnehmenden in Gruppenarbeit ausgewählte Plattformen und Software-Lösungen, vergleichen Nutzen und Grenzen und übertragen die Erkenntnisse auf den eigenen Arbeitsalltag. Ziel ist nicht, ein "bestes Programm" zu küren, sondern die grundsätzlichen Möglichkeiten der Digitalisierung zu verstehen und passende Ansätze für den eigenen Betrieb zu identifizieren.
Information
- Wir bieten Ihnen im Rahmen dieser Veranstaltung eine kleine Verpflegung/Imbiss inkl. einer Auswahl an Getränken an (kostenlos).
- Für diesen Kurs wird voraussichtlich eine Fachkursförderung über den europäischen Sozialfond (ESF) möglich sein. Allgemeine Informationen und weitere Details zur Fachkursförderung finden Sie unter: www.bia-karlsruhe.de/esf
Inhalte
Zu Beginn analysieren die Teilnehmenden den Ist-Stand im eigenen Unternehmen. In welchen Bereichen wird heute noch auf Papier gearbeitet und wo gibt es bereits digitale Ansätze? Darauf aufbauend behandelt der Workshop die zentralen Bereiche moderner Büroorganisation: sichere Cloud-Nutzung, klare Ablagestrukturen, digitale Angebots- und Rechnungserstellung (inklusive E-Rechnung), eine digitale Auftragsmappe für Projektunterlagen sowie ein praxistaugliches Aufgaben- und Projektmanagement. Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf Kommunikation und Zusammenarbeit im Team, vom passenden Kanal (E-Mail, Messenger, Tools) bis zu Terminplanung und Zeiterfassung. Ergänzend lernen die Teilnehmenden alltagstaugliche Methoden für Priorisierung und Zeitmanagement kennen.
Am Ende entwickelt jede Person einen konkreten Digitalisierungs-Fahrplan für den eigenen Betrieb, mit priorisierten Maßnahmen, passenden Werkzeugen und klaren nächsten Schritten für die Umsetzung.
Ziel
Nach dem Workshop sind die Teilnehmenden in der Lage, geeignete digitale Werkzeuge für das Handwerksbüro zu bewerten und bedarfsgerecht einzusetzen. Sie analysieren ihre eigenen Büroprozesse, erkennen Medienbrüche und Zeitfresser und leiten daraus passende Digitalisierungsmaßnahmen ab. Zudem können sie eine praxistaugliche digitale Auftrags- und Dokumentenverwaltung aufbauen sowie Kommunikation und Aufgabenmanagement im Team klar strukturieren. Das Ziel besteht darin, dass die Teilnehmenden die ersten Digitalisierungsschritte im eigenen Betrieb nicht nur verstehen, sondern auch konkret planen und umsetzen können.
Dazu gehören:
- Digitalisierungspotenziale im eigenen Büro erkennen und bewerten
- Geeignete digitale Werkzeuge für den Büroalltag auswählen und bedarfsgerecht einsetzen
- Eine digitale Ablage und eine digitale Auftrags- und Dokumentenverwaltung aufbauen
- Eine digitale Angebots- und Rechnungsstellung inkl. E-Rechnung erstellen
Kommunikation, Aufgabenmanagement und Zusammenarbeit im Team effizient organisieren - Einen individuellen Digitalisierungs-Fahrplan mit priorisierten Maßnahmen und nächsten Schritten erstellen und starten
Zielgruppe
- Inhaberinnen und Inhaber kleiner Handwerksbetriebe, die Büroprozesse digitaler und effizienter gestalten wollen
- Büromitarbeitende in Assistenz, Buchhaltung und Auftragsabwicklung
- Organisationstalente im Betrieb, die Ablage, Aufträge, Kommunikation und Termine koordinieren
- Betriebe, die noch papierlastig arbeiten und einen digitalen Einstieg suchen
